La Calidad de los ROS

Por Daniel G. Perrotta.

Recientemente la UIF dio a conocer los resultados de la primera evaluación de calidad de Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS) remitidos por las entidades financieras, cuya copia puede hallarse en el siguiente link:

 https://www.argentina.gob.ar/sites/default/files/uif_informe_de_calidad_de_ros_ef_26_12_2017.pdf

El universo analizado alcanza a 5.616 ROS, realizados durante el segundo semestre del año 2016 por Entidades Financieras, responsables de generar más del 68% del total de los reportes recibidos por el Organismo de Contralor.

Resulta didáctico y orientador de la tarea más importante y crítica del Oficial de Cumplimiento analizar los formatos y el resultado de la evaluación realizada por la UIF.  Pero también y a la luz de dicho informe vale revisar los propios procesos internos referidos al análisis de las operaciones y al reporte de sospechosas.

En ese sentido, resulta oportuno repasar y actualizar algunos aspectos que oportunamente recomendamos para ser tenidos en cuenta por el Oficial de Cumplimiento, a fin de asegurar un análisis adecuado de las operaciones inusuales y de esa manera generar reportes debidamente fundamentados:

  1. Determinar la condición de inusualidad de una operación:

A este fin, resulta imprescindible contar con herramientas y métodos, que permitan detectar aquellas que “… no guarden relación con el perfil económico, financiero, patrimonial o tributario del cliente, o… se desvíen de los usos y costumbres en las prácticas de mercado, por su frecuencia, habitualidad, monto, complejidad, naturaleza y/o características particulares” (Resoluciones UIF). Si bien las señales de alerta son un importante auxiliar, los Perfiles son la herramienta de la cual ningún Oficial de Cumplimiento debería prescindir. Esto por supuesto en sujetos obligados cuya operación implique volúmenes transaccionales importantes.

  1. Definir un plazo de análisis

Según el Informe de la UIF, el 25% de los ROS analizados fueron realizados con fecha posterior a los plazos máximos establecidos en la norma. A los fines de evitar incumplimientos en dichos plazos, es conveniente establecer un lapso de análisis de operaciones que incluya el tiempo necesario para poder convalidar la situación sospechosa.

  1. Identificar al Cliente y sus posibles vinculaciones:

Cabe considerar no sólo al cliente involucrado en forma directa en la operación. Es recomendable analizar eventuales relaciones con terceros (otros clientes) para entender posibles interacciones en el flujo del dinero. También ante situaciones reiteradas es importante revisar, la posible participación de empleados de la institución. A tal fin es fundamental mantener registros estadísticos que provean información de las operaciones inusuales bajo distintos criterios de clasificación, como por ejemplo, por cliente, producto, canal comercial, sucursal, etc. La reiteración de condiciones puede ser un indicador.

  1. Establecer y valorar los factores de riesgo del cliente y la transacción en cuestión

Resulta básico entender el perfil de riesgo del cliente para asegurar una mejor consideración del caso. Esto implica entender aspectos tales como la actividad, los productos que posee, su forma de vinculación (directa o a través de canales), la zona geográfica donde actúa, sus modos de operar, etc.

  1. Considerar la razonabilidad del monto transaccionado bajo sospecha.

Resulta importante analizar la razonabilidad a orden a magnitudes, tales como el patrimonio del Cliente, sus ingresos, sus declaraciones juradas y cualesquiera otras informaciones que contribuyan a definir el perfil socioeconómico de la persona observada.

  1. Aprovechar todas las fuentes de información disponibles.

Tal fuera mencionado, resulta imprescindible contar con información de calidad, por ende es menester recurrir a todas las fuentes disponibles ya sean internas formales (legajo) e informales (conocimiento del empleado que atiende habitualmente al cliente), como externas (informes comerciales, bases de datos, padrones electorales). No debe soslayarse la importancia de las redes sociales y otras herramientas (por ejemplo Google Earth y Maps) para validar información.

  1. Documentar el análisis.

Es imprescindible documentar y resguardar acabadamente el análisis efectuado. En caso de decidir reportar la operación como sospechosa, es necesario cumplir la obligación de fundar el reporte. Pero de optar por no reportarla, la documentación detallada deviene en crítica, habida cuenta de la posibilidad que otro sujeto obligado denuncie al mismo cliente y resulte requerida información del mismo, por parte del supervisor. No contar con esta documentación puede ser causa de una sanción por no reportar.

  1. Redacción del Reporte

No debe perderse de vista, que la información brindada por el Sujeto Obligado será evaluada por un analista, por lo tanto, la completitud de la información y la redacción clara son atributos esenciales para lograr un adecuado entendimiento. Deberá cuidarse la calidad en los datos obligatorios tales como DNI, CUIT, Fecha de Nacimiento, etc. y la redacción en los campos explicativos, detallando en forma precisa, evitando redundancias y aplicando la regla de las 5 W.

  1. Usar las conclusiones para mejorar controles y herramientas.

Los resultados de cada análisis permitirán revisar las condiciones y parámetros de los sistemas de alertas y perfiles, en orden a mejorar su potencial de detección. Por ejemplo un cliente mal perfilado puede generar operaciones inusuales que no corresponden, o peor no detectar sus operaciones a pesar de ser inusuales. Los resultados de los análisis brindan información útil para eficientizar los marcos preventivos y detectivos.

  1. Guardar la confidencialidad del reporte.

La normativa legal vigente impone la confidencialidad del reporte. Sin embargo, en la práctica esto no siempre es respetado.

Generar los reportes de calidad es una de las condiciones para alcanzar un marco eficiente y eficaz a la hora de perseguir a delincuentes, pero también su correcta confección evitará eventuales sanciones a los Sujetos Obligados.